Prima factură către o firmă din România nu se termină când apeși „Emite”. Ca PFA, trebuie să o trimiți și în sistemul RO e-Factura, ca fișier XML, în cel mult 5 zile lucrătoare. Doboti, aplicația de facturare și închidere de lună pentru PFA și firme mici, strânge pe parcursul lunii facturile tale, bonurile și extrasele de cont, iar la final de lună le verifici și le trimiți contabilului dintr-o singură mișcare; facturarea și e-Factura sunt gratuite.

Ghidul de mai jos merge pe drumul complet: de la factura emisă până la răspunsul ANAF. Capturile sunt din Doboti, făcute pe o companie de test („Studio Exemplu SRL”). Pașii sunt aceiași pentru un PFA.

Ce trebuie să ai înainte de prima trimitere

Înainte să trimiți ceva la ANAF, verifică trei lucruri:

Ești înregistrat în Spațiul Privat Virtual (SPV). Ghidul ANAF spune clar că pentru a folosi RO e-Factura trebuie să fii înregistrat în SPV. Înregistrarea se face pe pagina ANAF pentru SPV.
Ai un certificat digital calificat. Transmiterea facturilor în SPV se face după „Autentificare cu certificat” pe anaf.ro, conform ghidului RO e-Factura. Certificatul e de obicei un token USB sau un certificat în cloud.
Certificatul are acces pentru CIF-ul PFA-ului tău, nu doar pentru CNP. Dacă te-ai înrolat în SPV ca persoană fizică, verifică dacă vezi și PFA-ul acolo.

Dacă certificatul e la contabil, nu e o problemă. Contabilul poate conecta firma în locul tău, de pe calculatorul lui.

Pasul 1: emite factura

Factura e-Factura pornește de la o factură normală. Diferența e că ANAF primește datele ei structurate, nu PDF-ul.

Deschide Facturi și apasă Factură nouă.
Alege clientul. Pentru o firmă din România, CIF-ul clientului e obligatoriu: fără el, ANAF respinge factura.
Verifică data emiterii. De la ea se numără termenul de trimitere.
Adaugă rândurile: descriere, cantitate, unitate de măsură, preț.
Apasă Emite factura.

Formularul de factură nouă din Doboti pe telefon: clientul Client Exemplu SRL, data emiterii, scadența, seria EX și o linie de 4.500,00 lei

Doboti îți propune rândurile din facturile anterioare, deci a doua factură către același client e mai rapidă decât prima.

După emitere, factura nu pleacă singură la ANAF dacă nu ai conectat încă e-Factura. Doboti îți arată că ea trebuie să ajungă acolo și îți oferă modulul gratuit e-Factura.

Factura EX 0001 emisă în Doboti, 4.500,00 lei, cu mesajul că probabil trebuie să ajungă la ANAF în 5 zile lucrătoare și butonul Adaugă e-Factura

Pasul 2: conectează e-Factura la SPV

Conexiunea o faci o singură dată. După aceea, nu mai ai nevoie de certificat la fiecare factură.

Adaugă modulul e-Factura ANAF. E gratuit pe orice plan.
Pe pagina e-Factura, apasă Conectează la SPV.
ANAF îți cere certificatul în browser. Fă asta de pe calculator: telefonul nu poate citi certificatul.
Dacă certificatul e la contabil, folosește Trimite-i un link. Contabilul se conectează de pe calculatorul lui, fără cont Doboti.

Pagina e-Factura din Doboti: Neconectat la SPV, butonul Conectează la SPV și ce îți trebuie, un certificat digital calificat, acces SPV pentru companie și un minut la calculator

Pasul 3: verifică factura înainte să plece

ANAF validează fiecare factură după standardul european EN 16931 și după regulile naționale RO-CIUS. Dacă un câmp obligatoriu lipsește, factura e respinsă. Doboti face o verificare înainte de trimitere și îți arată exact ce trebuie corectat.

Factura EX 0001 în Doboti, cu verificarea e-Factura: două lucruri de corectat înainte de trimitere și termenul până la care trebuie trimisă

În captura de mai sus, factura de test are două probleme reale: compania nu are sectorul din București în adresă, iar clientul nu are CIF. Lângă fiecare problemă ai butonul Corectează. Tot aici vezi și data limită: factura emisă pe 5 noiembrie trebuie trimisă până pe 12 noiembrie.

Lucrurile pe care le găsești cel mai des la o primă factură:

CIF-ul clientului lipsește sau are cifre greșite;
adresa nu are județul sau, în București, sectorul;
un rând nu are unitate de măsură;
codul TVA al companiei tale nu e valid.

Pasul 4: trimite la ANAF

Când verificarea nu mai găsește probleme, apasă Trimite la ANAF. Dacă ai mai multe facturi de trimis, le găsești pe toate în filtrul De trimis din lista de facturi și le poți trimite împreună.

Lista de facturi din Doboti pe telefon: factura EX 0001 are starea De trimis, iar sus apare mesajul că o factură mai trebuie să ajungă la ANAF

Dacă vrei să nu te mai gândești la termen, pornește Trimite facturile automat din setările e-Factura. Doboti trimite atunci fiecare factură la o zi lucrătoare după emitere, iar până atunci o poți edita. Facturile către clienți din afara României sunt sărite. De ce, și când face excepție un client străin, afli în e-Factura pentru clienți din străinătate.

Pasul 5: citește răspunsul ANAF

ANAF nu răspunde pe loc. Ghidul RO e-Factura descrie fluxul așa: după încărcare primești un index de încărcare, apoi ANAF prelucrează fișierul și publică răspunsul. Mesajul de la încărcare este „fișierul a fost transmis cu succes și urmează a fi prelucrat”. Asta nu înseamnă că factura e validă, ci doar că a fost primită.

Contul de test din capturi nu se poate conecta la ANAF, deci nu are un răspuns real de la ANAF. Tabelul de mai jos arată stările din Doboti și ce înseamnă fiecare; textul stărilor e din aplicație, iar regulile sunt cele din sursele ANAF de la final.

Starea în Doboti	Ce se întâmplă	Ce faci
De corectat	Verificarea a găsit câmpuri pe care ANAF le-ar respinge	Apeși Corectează la fiecare problemă
De trimis	Factura e gata, dar nu a plecat	O trimiți până la data afișată
Programată	Trimiterea automată e pornită	Nimic; o mai poți edita până pleacă
Se trimite	Fișierul pleacă spre ANAF, durează câteva secunde	Poți închide pagina
La ANAF	ANAF a primit fișierul și îl verifică; poate dura câteva ore	Aștepți; factura nu se mai poate edita
Validă	ANAF a acceptat factura; vezi indexul de încărcare	Poți descărca XML-ul și semnătura ANAF
Respinsă	ANAF a găsit erori; ai fișierul de erori	Corectezi și retrimiți până la termen
Întârziată	Termenul de 5 zile lucrătoare a trecut	O trimiți imediat

După validare, originalul facturii electronice este fișierul XML împreună cu sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor, nu PDF-ul. Fișierele valide și mesajele de eroare stau în SPV pentru descărcare 60 de zile de la publicare; după aceea le ceri la ANAF. De aceea e bine să păstrezi XML-ul în propria arhivă. Dacă găsești o greșeală într-o factură validă, nu o mai poți edita: emiți o stornare.

Termenul: 5 zile lucrătoare

Din 1 ianuarie 2026, termenul de transmitere în RO e-Factura este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii, în loc de 5 zile calendaristice, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită pentru emiterea facturii din Codul fiscal. Schimbarea vine din OUG nr. 89/2025, așa cum explică comunicatul ANAF din 14.01.2026.

Un exemplu pe factura din capturi:

Data emiterii	Zile lucrătoare numărate	Ultima zi de trimitere
Joi, 5 noiembrie 2026	6, 9, 10, 11, 12 noiembrie	Joi, 12 noiembrie 2026

Sâmbăta și duminica (7 și 8 noiembrie) nu intră în numărătoare. Nerespectarea termenului este contravenție, după ghidul ANAF. Doboti îți arată pe fiecare factură câte zile lucrătoare mai ai. Cum numeri zilele când pe drum sunt sărbători legale afli în termenul de trimitere în e-Factura, cu exemple.

Dacă vrei să începi cu prima ta factură, îți faci cont gratuit în Doboti și o emiți în câteva minute. Mai multe ghiduri găsești pe blogul Doboti, iar ce face aplicația vezi pe pagina principală.

Întrebări frecvente

Ce este Doboti?

Doboti este o aplicație de facturare și închidere de lună pentru PFA și firme mici. Pe parcursul lunii adună facturile emise, bonurile și extrasele de cont, iar la început de lună verifici ce s-a strâns, aprobi și trimiți totul contabilului dintr-un singur loc. Facturarea și e-Factura sunt gratuite; Pro costă 5 € pe lună sau 50 € pe an, iar prima închidere de lună e gratuită, fără card.

Pot trimite PDF-ul facturii în e-Factura?

Nu. Ghidul ANAF spune că un fișier PDF nu este o factură electronică. Factura electronică este fișierul XML structurat, după standardul EN 16931 și regulile RO-CIUS. Doboti face XML-ul pentru tine din factura pe care o emiți.

Am nevoie de certificat digital la fiecare factură?

Nu, dacă trimiți din Doboti. Folosești certificatul o singură dată, la conectarea cu SPV. După aceea, Doboti trimite facturile fără certificat. Ți-l cere din nou doar când conexiunea trebuie reînnoită.

Ce fac dacă ANAF îmi respinge factura?

Deschizi factura, citești fișierul de erori și corectezi câmpurile semnalate. Apoi o retrimiți. În Doboti, factura respinsă îți arată până când trebuie trimisă din nou.

Cât timp găsesc factura în SPV?

Fișierele valide și mesajele de eroare se pot descărca din SPV 60 de zile de la publicare, conform ghidului ANAF. După aceea sunt arhivate și le primești doar la cerere. Păstrează XML-ul și semnătura ANAF în arhiva ta.

Surse

Verificat la 5 noiembrie 2026 cu sursele de mai sus.